Účtovná jednotka je povinná zostavovať účtovnú závierku, ktorá poskytuje verný a pravdivý obraz o jej majetkovej a finančnej situácii. Deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, je posledný deň účtovného obdobia alebo iný deň v priebehu účtovného obdobia, ak si to vyžaduje osobitný predpis. Deň zostavenia účtovnej závierky si určí účtovná jednotka sama a spravidla nasleduje do troch mesiacov po dni, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Účtovná závierka sa považuje za zostavenú po pripojení podpisových záznamov podľa § 17 ods. 2 písm. g) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Zostaveniu účtovnej závierky predchádza množstvo uzávierkových prác, pričom inventarizáciu môžeme považovať za jej najdôležitejšiu súčasť. V praxi ide o kontrolu vecnej správnosti účtovníctva vo vnútri účtovnej jednotky. Z uvedeného dôvodu je každá účtovná jednotka povinná vytvoriť vnútorné (interné) predpisy o vykonaní inventarizácie, aby boli zrejmé všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, ako aj povinnosti jednotlivých osôb a spôsoby vysporiadania zistených rozdielov.
Povinnosť vykonania inventarizácie je deklarovaná v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve takto: „Účtovná jednotka je povinná inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov podľa § 29 a 30 tohto zákona.„ To znamená, že inventarizovať musíme všetky zostatky súvahových účtov. Dôležitosť inventarizácie nám vyplýva aj z § 8 ods. 4 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, kde je uvedené, že účtovníctvo účtovnej jednotky je preukázateľné, ak všetky účtovné záznamy sú preukázateľné (§ 32) a účtovná jednotka vykonala inventarizáciu.
Spôsob vykonávania inventarizácie upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, pričom môže ísť o riadnu alebo mimoriadnu inventarizáciu, podľa toho či sa bude viazať k riadnej alebo mimoriadnej účtovnej závierke a vykonáva sa ku dňu, ku ktorému sa zostavuje daný druh závierky. V prípade zostavenia priebežnej účtovnej závierky sa vykonáva inventarizácia len na účely vyjadrenia ocenenia majetku a záväzkov.
Frekvencia vykonávania inventarizácie závisí od druhu majetku a záväzku. Pri zásobách sa inventarizácia vykonáva priebežne počas účtovného obdobia, avšak ich stav sa upraví o pohyby, ktoré sa uskutočnili medzi dňom poslednej inventúry a koncom obdobia. Dlhodobý hmotný majetok je možné inventarizovať v inej lehote, avšak tá nesmie prekročiť štyri roky. Pri ostatných druhoch majetku a záväzkov, vrátane peňažných prostriedkov v hotovosti, sa inventarizácia vykonáva ku dňu zostavenia účtovnej závierky.
Vydaním príkazu na vykonanie inventarizácie štatutárnym zástupcom účtovnej jednotky začína proces inventarizácie. Príkaz na vykonanie inventarizácie nemá predpísanú formu, jeho obsah záleží od špecifických požiadaviek konkrétnej účtovnej jednotky, predovšetkým čo sa týka predmetu inventarizácie, termínov vykonania jednotlivých fáz a zodpovedných osôb za jednotlivé činnosti.
Inventarizácia pozostáva z týchto fáz:
Výsledky inventarizácie môžu mať takýto charakter:
1. Skutočný stav je totožný s účtovným stavom – inventarizačný rozdiel nevznikol.
2. Skutočný stav nie je zhodný s účtovným stavom – vznikol inventarizačný rozdiel (účtujeme):
a) skutočný stav je vyšší ako účtovný stav (prebytok), účtuje sa na účte 648 - Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti, či 384 – Výnosy budúcich období, resp. 668 - Ostatné finančné výnosy,
b) skutočný stav je nižší ako účtovný stav (manko), pri peňažnej hotovosti a ceninách sa označuje termínom schodok), účtuje sa na účte 549 - Manká a škody, resp. 569 - Manká a škody na finančnom majetku, schodok peňažných hotovostí a cenín sa účtuje ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe.
3. Skutočný stav nie je zhodný s účtovným stavom – inventarizačný rozdiel nevznikol a to z dôvodu, že došlo k chybnému účtovaniu, prirodzeným úbytkom alebo k škode, ktorá bola zaúčtovaná na účte 549 - Manká a škody, resp. 569 – Manká a škody na finančnom majetku.
Inventarizácia pohľadávok a záväzkov z obchodných vzťahov
Existenciu pohľadávky voči obchodnému partnerovi preukazuje účtovná jednotka faktúrou a k nej prislúchajúcimi dokladmi ako napr. stavebný denník, súpis vykonaných prác, preberací protokol a pod. Existenciu záväzku voči dodávateľovi vie účtovná jednotka preukázať napr. v prípade tovaru príjemkami na sklad a s ňou súvisiacou fyzickou inventúrou. V zákone o účtovníctve nie je jednoznačne uvedené, že inventarizácia pohľadávok alebo záväzkov sa má vykonať formou písomného potvrdenia od obchodného partnera účtovnej jednotky. Na uvedený aspekt je potrebné nazerať zo širšieho uhla pohľadu. Do úvahy je potrebné vziať Obchodný zákonník, ktorý stanovuje premlčacie doby pohľadávok a súvzťažne aj zákon o dani z príjmov.
Medzi podnikateľmi je podľa obchodného zákonníka stanovená premlčacia doby štyri roky odo dňa, kedy sa právo mohlo uplatniť na súde, čiže odo dňa nasledujúceho po dni splatnosti faktúry. Predlžiť túto dobu o štyri roky (maximálne však do desiatich rokov) je možné písomne, t. j. uznaním dlhu alebo fakticky. V prvom prípade ide o prehlásenie dlžníka, ktoré môže mať aj podobu potvrdenia. V druhom prípade ide buď o čiastočné plnenie dlžnej sumy, kedy sa uznáva aj zvyšok dlhu alebo o platenie úrokov z dlžnej sumy. Ak by sa pohľadávka stala premlčanou, jej odpis by bol nedaňový.
Inventarizácia pohľadávok a záväzkov formou potvrdenia od obchodného partnera je dôležitá z dôvodu pravdivého vykázania finančnej situácie účtovnej jednotky ako aj správnej tvorby odpisu pohľadávky a následnej úpravy základu dane. Pre účtovné jednotky, ktoré podliehajú auditu, je takéto potvrdenie nevyhnutné, keďže rozdiely z účtovných a daňových hodnôt pohľadávok a záväzkov sú súčasťou výpočtu odloženej dane, ktorej účtovanie je pre nich povinné. Okrem uvedeného je účtovaná jednotka povinná účtovať aj o zmluvných úrokoch, ktoré jej plynú z neuhradených zmluvných záväzkov.
Všetky vyššie popísané skutočnosti deklarujú potrebu vykonávania inventarizácie čo najdôslednejšie s prihliadnutím na ňu ako na komplex vzájomne prepojených a nadväzujúcich úkonov, ktoré majú svoje opodstatnenie nielen z účtovného, ale aj právneho či daňového hľadiska.