audit - účtovníctvo - podnikové poradenstvo

Cestovné náhrady – najčastejšie chyby z aplikačnej praxe

17.12.2019 19:03

V prvom kroku je potrebné povedať, že alfou a omegou pri uznaní cestovných výdavkov je dôsledne vypracovaná interná smernica. Tá by mala byť pravidelne aktualizovaná a zároveň zrozumiteľná pre každého zamestnanca. Pri výkone auditu sa najčastejšie stretávame s nasledujúcimi chybami:

  • Preplatenie bankových poplatkov pri platbe súkromnou platobnou kartou v zahraničí

Asi najčastejším problémom je preplácanie bankových poplatkov pri platbe v zahraničí súkromnou kartou zamestnanca. Spoločnosti to zdôvodňujú tým, že zamestnanec by pri výkone zahraničnej cesty nemal byť stratový. Neuvedomujú si však ďalekosiahlejšie náležitosti, ktoré im z toho vyplývajú. Bankové poplatky k účtu zamestnanca totiž nie sú nákladom zamestnávateľa. Ak si zamestnanec zriadil bežný účet na základe požiadavky zamestnávateľa a zamestnávateľ súhlasí s ich preplatením, bude účtovať o benefite poskytnutom zamestnancovi nasledovne:

a) náklady spojené s bankovým účtom zamestnanca: 548/331;

b) úhrada: 331/221;

Zároveň sa na takýto príjem zamestnanca hľadí ako na príjem zo závislej činnosti, a to bez ohľadu na to, či bol príjem poskytnutý zo sociálneho fondu alebo z iných zdrojov zamestnávateľa. To znamená, že spoločnosť takýto príjem zahrnie do mzdy zamestnanca a odvedie príslušné zrážky. Naviac predmetné plnenie musí byť upravené v kolektívnej zmluve alebo internom predpise. Len za týchto podmienok je pre zamestnávateľa náklad na bankové poplatky zamestnanca daňovým výdavkom. 

  • Preplatenie sumy z bankového výpisu pri zahraničnom doklade

Spoločnosti častokrát majú uvedené v internej smernici, že preplácajú náklady/doklady znejúce na inú menu výpisom zo súkromného bankového účtu zamestnanca. Žiaľ, uznanie cestovného výdavku v sume EUR uvedenej na bankovom výpise zamestnanca, pričom doklad je vystavený v inej mene, je v rozpore so zákonom o účtovníctve. Podľa zákona by mala spoločnosť daný doklad prepočítať na menu EUR, pričom je dňom uskutočnenia účtovného prípadu deň predloženia vyúčtovania pracovnej cesty zamestnávateľovi, a preto sa použije referenčný kurz z predchádzajúceho dňa. V tomto prípade všetky kurzové náklady voči banke pri prepočte na menu EUR znáša zamestnanec.

  • Preplatenie obedu s partnerom bez krátenia stravného

Ďalšou závažnou chybou je preplácanie spoločných obedov s partnermi vo vyúčtovaní pracovnej cesty (tuzemsko aj zahraničie). Spoločnosti častokrát „bezhlavo“ preplácajú tieto výdavky bez ohľadu na ďalšie s tým súvisiace účtovné a daňové aspekty. V prvom rade je potrebné povedať, že obed s partnerom je nákladom na reprezentáciu, čiže nedaňovým nákladom spoločnosti. V druhom rade je potrebné sa zamyslieť nad tým, akým spôsobom táto skutočnosť ovplyvní vyúčtovanie pracovnej cesty a poskytnutie stravného. Z uvedeného vyplýva, že ak zamestnávateľ preplatí zamestnancovi doklad „pracovný obed“, z pohľadu zamestnávateľa ide o výdavok na reprezentáciu (účtovanie 513). To zároveň aj znamená, že zamestnanec mal preukázateľne zabezpečený „bezplatný“ obed, preto sa mu stravné kráti v súlade s § 5 ods. 6 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

  • Preplatenie cestovného príkazu bez podkladovej dokumentácie

Súčasťou vyúčtovania pracovnej cesty by mala byť aj podkladová dokumentácia, ktorá zdôvodňuje opodstatnenosť cesty. Pri školeniach by to malo byť potvrdenie o účasti na školení, faktúra ako aj harmonogram školenia, z ktorého je zrejmé, čoho sa školenie týkalo a či bol/nebol poskytnutý napr. obed. Pri služobnej ceste s obchodným partnerom je vhodné doložiť aj správu zo služobnej cesty, ktorá bude obsahovať bližšie informácie o stretnutí, ktoré prebehlo vrátane výsledku, získaných kontaktoch, dohodnutých zmluvách a pod.    

Pri doklade za ubytovanie častokrát nie je uvedené, či boli/neboli poskytnuté raňajky. Keďže v mnohých krajinách sú použité rôzne sadzby DPH, účtovník vie veľmi ľahko zistiť, či malo dôjsť ku kráteniu stravného alebo nie. Z toho dôvodu je vhodné priložiť k vyúčtovaniu napr. doklad o rezervácii ubytovania, kde sa najčastejšie nachádza aj informácia o poskytnutí/neposkytnutí raňajok.

  • Nesprávne použitie kurzov pri prepočte cudzej meny

S týmto problémom sa stretávame takmer v každej firme. Gordickým uzlom je stanovenie správneho kurzu nie len pri prepočte preddavkov, stravného, ale aj ostatných výdavkov zahraničnej pracovnej cesty.

V prvom kroku je potrebné zamyslieť sa nad tým, či spoločnosť poskytla zamestnancovi preddavok, pre ktorú krajinu a v akej mene. Ak spoločnosť poskytne preddavok v mene EUR pre krajinu, ktorá nepoužíva menu EUR, preddavok musí byť prepočítaný výmenným kurzom k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa pracovná cesta začala. Pokiaľ je preddavok vyplatený skôr, t. j. zamestnávateľ nevie určiť kurz, pretože ešte nebol vyhlásený, použije sa kurz, ktorý je v tom čase už vyhlásený.

Ak spoločnosť poskytne preddavok v inej mene, postupuje podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve, kde sa na úbytok rovnakej cudzej meny v hotovosti alebo z devízového účtu môže použiť na prepočet cudzej meny na eurá:

a) cena zistená váženým aritmetickým priemerom (metóda VAP) alebo

b) cena zistená spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách (metóda FIFO).

Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota podľa metódy VAP alebo FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá. Na ocenenie pohľadávky a záväzkov v cudzej mene spojených s účtovaním poskytnutého alebo prijatého preddavku v cudzej mene sa použije kurz v čase prijatia alebo poskytnutia preddavku.

V druhom prípade je potrebné správne prepočítať stravné. Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného (vrátane vreckového) ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Iný kurz nie je akceptovateľný.

V treťom bode je dôležité správne určiť kurz pri prepočte ostatných nárokovateľných náhrad. Zákon o cestovných náhradách bližšie nešpecifikuje použitie kurzu pri prepočte takýchto výdavkov v cudzej mene na eurá. Zamestnávateľ preto použije referenčný kurz v zmysle § 24 ods. 2 písm. a) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (t. j. referenčný kurz zo dňa predchádzajúci dňu predloženia vyúčtovania pracovnej cesty zamestnancom), pretože daným dňom vzniká zamestnávateľovi záväzok voči zamestnancovi. 

V prípade ďalších otázok a nezrovnalostí sme Vám kedykoľvek k dispozícii.